Hysbysiad Preifatrwydd

Sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol:

Rhydd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn wybodaeth am y modd y cesglir ac y prosesir gwybodaeth bersonol gan Ysgol Gymunedol Bancffosfelen.

Ysgol Gymunedol Bancffosfelen yw’r Rheolydd Data ar gyfer defnyddio data personol yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Mae ein cyfeiriad a’n manylion cyswllt fel a ganlyn:

Ysgol Gymunedol Bancffosfelen

Bancffosfelen, Llanelli, Sir Gaerfyrddin, SA15 5DR

01269 870272

admin@bancffosfelen.ysgolccc.cymru

Mae ein hysgol yn casglu gwybodaeth am ddisgyblion a’u rhieni neu warcheidwaid cyfreithiol pan fyddant yn cofrestru yn yr ysgol. Bydd ein hysgol hefyd yn casglu gwybodaeth ar adegau allweddol eraill yn ystod y flwyddyn ysgol, pan fo’n ofynnol neu’n angenrheidiol gwneud hynny.

Pan fydd disgybl yn ymuno â’n hysgol o ysgol arall bydd ei wybodaeth bersonol yn cael ei rhoi i ni. Os bydd disgybl yn gadael ein hysgol neu’n trosglwyddo i ysgol uwchradd arall, byddwn yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol y disgybl ac unrhyw rieni neu warcheidwaid cyfreithiol, i’r ysgol newydd.

Bydd unrhyw wybodaeth bersonol neu sensitif y byddwch yn ei rhannu â ni yn cael ei defnyddio i ddarparu gwasanaethau addysg i’ch plentyn ac unrhyw ddyletswyddau statudol y mae’n ofynnol i’r ysgol eu cyflawni.

At ddibenion Diogelu Data, mae prosesu eich data personol yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd, er mwyn arfer awdurdod swyddogol a freiniwyd yn ein hysgol, buddiannau hanfodol eich plentyn neu drydydd parti mewn sefyllfaoedd o argyfwng a chydsyniad y plentyn neu riant i luniau neu ddelweddau gael eu defnyddio yn y cyfryngau cymdeithasol neu ein prosbectws. Ceir rhagor o fanylion am hyn isod.

Mae’r categorïau o wybodaeth am ddisgyblion yr ydym yn eu prosesu yn cynnwys dynodwyr personol megis enw, rhif unigryw disgybl, manylion cyswllt a chyfeiriad yn ogystal â’r canlynol:

  • nodweddion (fel ethnigrwydd, data biometreg, iaith, a chymhwysedd i gael prydau ysgol am ddim)
  • gwybodaeth ddiogelu (megis gorchmynion llys a chyfranogiad proffesiynol)
  • anghenion addysgol arbennig (gan gynnwys y prif angen ac anghenion ychwanegol)
  • meddygol a gweinyddol (megis gwybodaeth meddygon, nyrs ysgol, iechyd plant, iechyd deintyddol, alergeddau, meddyginiaeth a gofynion dietegol)
  • presenoldeb (fel sesiynau a fynychwyd, nifer yr absenoldebau, rhesymau dros absenoldeb ac unrhyw ysgolion blaenorol a fynychwyd)
  • asesu a chyrhaeddiad (megis canlyniadau diwedd cyfnod allweddol a phrofion llythrennedd/rhifedd, cyrsiau ôl-16 y cofrestrwyd ar eu cyfer ac unrhyw ganlyniadau perthnasol)
  • gwybodaeth am ymddygiad (megis gwaharddiadau ac unrhyw ddarpariaeth wahanol berthnasol a roddwyd yn ei lle)
  • gwybodaeth gyswllt ar gyfer teithiau / gwibdeithiau ysgol (manylion cyswllt rhieni, cysylltiadau brys, manylion pasbort, gwybodaeth iechyd/meddygol)

Pam yr ydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol:

Mae’r data personol a gesglir yn hanfodol er mwyn i’r ysgol gyflawni ei swyddogaethau swyddogol a chwrdd â gofynion cyfreithiol.

Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth am ddisgyblion, i’r dibenion canlynol:

  • cefnogi dysgu disgyblion
  • monitro ac adrodd ar gynnydd cyrhaeddiad disgyblion
  • nodi a yw eich plentyn mewn perygl o golli diddordeb yn ei addysg
  • darparu gofal bugeiliol priodol
  • asesu ansawdd ein gwasanaethau
  • cadw plant yn ddiogel (alergeddau bwyd, neu fanylion cyswllt mewn argyfwng)
  • cyflawni’r dyletswyddau statudol a osodwyd arnom o ran casgliadau data Llywodraeth Cymru

O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018, y seiliau cyfreithlon o dan Erthygl 6 yr ydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu gwybodaeth disgyblion yw:

  • Oherwydd eich bod wedi cydsynio i ni wneud hynny. Byddai hyn yn berthnasol mewn achosion megis tynnu lluniau, defnyddio eich llais mewn fideo neu ffilm ysgol neu yn ein prosbectws. Byddwn bob amser yn gofyn i chi am gydsyniad ac mae gennych yr hawl i’w dynnu’n ôl unrhyw bryd.
  • Oherwydd bod gennym rwymedigaeth gyfreithiol i brosesu eich data personol. Byddai hyn yn berthnasol er enghraifft pe bai llys yn ein cyfarwyddo i roi eich data personol.
  • Mae prosesu yn angenrheidiol i ddiogelu eich buddiannau hanfodol chi neu berson arall. Byddai hyn yn digwydd pe bai argyfwng neu ddigwyddiad meddygol brys.
  • Oherwydd ei bod yn angenrheidiol i gyflawni’r dasg gyhoeddus hon. Mae hyn yn wir am y rhan fwyaf o’r prosesu a wnawn gyda’ch data personol a’r rheswm am hyn yw bod rhwymedigaeth statudol arnom i wneud hynny o dan y ddeddfwriaeth a ganlyn a Fframweithiau Llywodraeth Cymru:
  • Deddf Llywodraeth Leol 2000 (Adran 2)
  • Deddf Llywodraeth Cymru 2006 (Adran 60)
  • Deddf Dysgu a Sgiliau 2000 (Adrannau 33, 40, 138 a 140)
  • Deddf Addysg 2004 (Adran 25)
  • Cod Ymarfer AAA Cymru
  • Deddf Cyflogaeth a Hyfforddiant 1973 (Adrannau 8, 9 a 10)
  • Rheoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion Unigol (Cymru) 2007).
  • Fframweithiau fel y Fframwaith Ymgysylltu a Datblygu Ieuenctid
    • Angenrheidiol at ddibenion buddiannau cyfreithlon i wneud hynny. Byddai hyn yn berthnasol mewn achosion lle nad ydym wedi dibynnu ar unrhyw un o’r uchod ond, ar ôl pwyso a mesur, ei fod er budd rhywun i brosesu ei ddata personol.

Yn ychwanegol at yr uchod, mae’n rhaid i ni gael sail gyfreithiol ychwanegol os ydym yn prosesu unrhyw ddata sydd mewn categori arbennig.

Mae rhai mathau o ddata personol yn fwy sensitif nag eraill, ac angen mwy o amddiffyniad. Mae hwn yn cael ei ddosbarthu fel ‘data categori arbennig’ a gallai gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol a phrosesu data genetig neu fiometreg, iechyd, cyfeiriadedd rhywiol a materion cysylltiedig.

O dan y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018, y seiliau cyfreithlon o dan Erthygl 9 yr ydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu gwybodaeth disgyblion yw:

  • Oherwydd eich bod wedi rhoi eich cydsyniad penodol i wneud hynny
  • Oherwydd ei bod yn angenrheidiol i ni gyflawni ein rhwymedigaethau penodol fel y rheolydd data i wneud hynny
  • Oherwydd bod angen amddiffyn eich buddiannau hanfodol chi neu rywun arall i wneud hynny. Byddai hyn yn digwydd mewn achosion lle rydych yn analluog yn gorfforol neu’n gyfreithiol i roi cydsyniad;
  • Oherwydd ei fod yn ddata yr ydych chi eich hun wedi ei roi’n gyhoeddus eisoes
  • Oherwydd ei fod yn ymwneud â hawliad cyfreithiol i wneud hynny, er enghraifft, byddai hyn yn digwydd pan fyddai llys wedi ein cyfarwyddo i wneud hynny
  • Oherwydd ei fod er budd y cyhoedd i wneud hynny o dan y ddeddfwriaeth ganlynol a Fframweithiau Llywodraeth Cymru (fel y rhestrir uchod).
  • Oherwydd bod angen gwneud hynny at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol.

Sut yr ydym yn casglu gwybodaeth bersonol:

Rydym yn casglu Gwybodaeth am ddisgyblion a Gwybodaeth bersonol drwy:

  • Ffurflenni cofrestru ar ddechrau’r flwyddyn ysgol
  • Ffeiliau Trosglwyddo Cyffredin (FfTG) neu drosglwyddo ffeil yn ddiogel o’r Ysgol flaenorol
  • Dogfennau sy’n benodol i dripiau / gweithgareddau ysgol

Mae data disgyblion yn hanfodol ar gyfer defnydd gweithredol yr ysgolion. Er bod y rhan fwyaf o’r wybodaeth am ddisgyblion a gwybodaeth bersonol a roddwch i ni yn orfodol, gofynnir am rywfaint ohoni ar sail wirfoddol. Er mwyn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth diogelu data, byddwn yn eich hysbysu, pan fyddwn yn casglu gwybodaeth, a oes angen i chi ddarparu gwybodaeth bersonol benodol i ni neu a oes gennych ddewis yn hyn o beth ac y bydd arnom angen eich cydsyniad.

Sut rydym yn storio data disgyblion:

Rydym yn cadw data disgyblion yn ddiogel am y cyfnod penodol o amser a ddangosir yn ein hamserlen cadw data. I gael rhagor o wybodaeth am ein hamserlen cadw data a sut rydym yn cadw eich data’n ddiogel, cyfeiriwch at:

Cofnodion Addysg, Adroddiadau Ysgol a’r System Drosglwyddo Gyffredin – cadw, gwaredu, datgelu a throsglwyddo gwybodaeth am ddisgyblion. Cylchlythyr Cynulliad Cenedlaethol Cymru Rhif: 18/2006 (https://gov.wales/sites/default/files/publications/2018-03/educational-records-school-reports-and-the-common-transfer-system-the-keeping-disposal-disclosure-and-transfer-of-pupil-information.pdf)

Mae’r ysgol yn cadw ei data’n ddiogel ac yn cadw at yr egwyddorion a amlinellir yn y polisïau canlynol:

  • Polisi Diogelu Data
    • Polisi Diogelwch TG (dilëwch fel sy’n berthnasol)
    • Polisi TCC (dilëwch fel sy’n berthnasol)
    • Atodlen Gadw (dilëwch fel sy’n berthnasol)

Gellir cael rhagor o wybodaeth gan yr ysgol.

Gyda phwy a pham yr ydym yn rhannu gwybodaeth am ddisgyblion  

Rydym yn rhannu gwybodaeth am ddisgyblion a gwybodaeth bersonol fel mater o arfer gydag:

  • Ysgolion y mae’r disgyblion yn eu mynychu ar ôl ein gadael
  • Ein Hawdurdod Lleol a’n Bwrdd Iechyd
  • Gwasanaeth Nyrsio Ysgolion
  • Gwasanaethau cymorth ieuenctid
  • Llywodraeth Cymru
  • Colegau Addysg Bellach a Hyfforddwyr Seiliedig ar Waith ar ôl i ddisgyblion ein gadael
  • Cyrff Arholi
  • Gyrfa Cymru
  • Y Gwasanaeth Cofnodi Dysgu ar gyfer dysgwyr 14 oed a throsodd (i gynhyrchu Rhif Unigryw Dysgwr (ULN) a Chofnod Dysgu Personol. Ceir rhagor o fanylion am sut y caiff eich gwybodaeth ei phrosesu a’i rhannu yn

http://www.learningrecordsservice.org.uk/learnparent/.

Llywodraeth Cymru

Mae Llywodraeth Cymru yn casglu data personol gan leoliadau addysgol ac awdurdodau lleol drwy amrywiol gasgliadau data statudol. Mae gan yr Ysgol ddyletswydd gyfreithiol i rannu gwybodaeth benodol am ddisgyblion gyda Llywodraeth Cynulliad Cymru fel rhan o’r hyn a elwir yn Gyfrifiad Ysgolion Blynyddol ar Lefel Disgyblion (CYBLD). Rydym yn rhannu’r data hwn yn gyfreithlon o dan Adrannau 29, 537A a 538 o’r Ddeddf Addysg (1996). Mae rhagor o wybodaeth ar gael yn: https://www.llyw.cymru/cyfrifiad-ysgolion-blynyddol-ar-lefel-disgyblion-cybld

Caiff yr holl ddata ei drosglwyddo’n ddiogel a’i gadw gan Lywodraeth Cymru o dan gyfuniad o reolaethau meddalwedd a chaledwedd, sy’n cwrdd â fframwaith polisi diogelwch cyfredol y llywodraeth.

Gofyn am fynediad at eich data personol a’ch hawliau

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gan rieni a disgyblion yr hawl i ofyn am fynediad at y wybodaeth amdanynt yr ydym ni’n ei chadw. I wneud cais am eich gwybodaeth bersonol, neu i gael mynediad at gofnod addysgol eich plentyn, cysylltwch â:

1. Yr Ysgol

2. Swyddog Diogelu Data’r Ysgol –dpoysgol@sirgar.gov.uk

Mae gennych hefyd yr hawl i:

  • gael gwybod sut yr ydym yn defnyddio eich data personol a gyda phwy y caiff ei rannu
  • cael mynediad at eich gwybodaeth (gweler yr adran uchod)
  • gwrthwynebu prosesu data personol sy’n debygol o achosi, neu sy’n achosi, niwed neu drallod
  • atal prosesu at ddibenion marchnata uniongyrchol
  • gwrthwynebu i benderfyniadau gael eu gwneud drwy ddulliau awtomataidd
  • mewn rhai amgylchiadau, cael cywiro, cyfyngu neu ddileu data personol anghywir. Dim ond mewn rhai amgylchiadau y mae hyn.

Cwynion neu Ymholiadau

Mae Ysgol Gymunedol Bancffosfelen yn ymdrechu i gyrraedd y safonau uchaf wrth gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Am y rheswm hwn, rydym yn cymryd unrhyw gwynion a dderbyniwn ynghylch hyn o ddifri. Rydym yn annog unrhyw un i dynnu ein sylw os yw’n credu bod y ffordd yr ydym yn casglu neu ddefnyddio’i wybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu’n amhriodol.

Nid yw’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi manylion holl gynhwysfawr am bob agwedd ar y ffordd yr ydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, rydym yn hapus i roi unrhyw wybodaeth neu esboniad ychwanegol os oes angen. Dylid anfon unrhyw geisiadau am hyn at y Swyddfa Diogelu Gwybodaeth yn y cyfeiriad uchod:

Os dymunwch wneud cwyn am y ffordd yr ydym wedi defnyddio neu brosesu eich gwybodaeth bersonol, gallwch gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth fel y corff statudol sy’n goruchwylio cyfraith diogelu data; rhoddir eu manylion cyswllt i chi isod.

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, SK9 5AF

E-bost: casework@ico.org.uk             Rhif ffôn: 0303 123 1113

Byddwn yn parhau i adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn.